機器人流程自動化 (Robotic Process Automation - RPA) 技術雖然是一項相對較新的技術，但在過去幾年中已經在業界獲得了很多關注。香港也不乏很多大企業 (例如：嘉里物流、大昌集團、卓佳集團等等) 都已經投入RPA於業務中。
RPA是一種軟件“機器人”，是介乎於手動和自動輸入數據之間的中間地帶。
RPA機器人能將本來應該「手動」的數據自動地輸入到您的系統中。有了它，公司就不需要員工去花費數小時一直專注在手動輸入數據中，這樣或許能完全改變一間公司的業務流程工作方式。
機器人流程自動化 (RPA)不僅可以為公司節省大量工作時間，還可以節省資金。應付款項自動化(AP Automation) 等功能使業務流程更快、更準確、更安全。
什麼是 RPA？
倫敦政治經濟學院(The London School of Economics and Political Science)的榮譽教授 Leslie Willcocks 曾對RPA 作出以下的定義 :
“RPA 將機械式的工作從人類身上拿走。 在後台流程中，RPA專門接手處理那些具有很高重複性、例行性，而且又枯燥乏味的任務。 RPA 是一種軟件，能夠模擬人類在工作流程中所執行的任務。 RPA 可以比人類更快、更準確、更不知疲倦地自動完成那些重複性高的工作。好讓真正的人類員工可以自由地專注完成其他需要人類力量的工作，例如制定決策、洞悉機會、作出判斷和 與客戶溝通等等。”
Leslie Willcocks教授 亦在他的著作(The next acronym you need to know about: RPA)內容中指出 ：「RPA 特別適用於處理有關數字的工作，而這些工作通常由人工手動完成，例如：過濾、排序、輸入數據或以其他方式轉換數據等等。」
「舉幾個例子：從不同類型的文件中取出需要的數據，並整合在一個文件中； 自動化將其他本來不兼容的系統鏈接在一起； 或預測、整理和核對數據。 」
企業應該使用 RPA 的原因
機器人流程自動化 (RPA) 已經有廣泛的應用。對於企業來說，我們主要專注在把RPA用於數據輸入的工作中。以下是我們為大家整合了企業應該選擇 RPA的 9 大原因，以及 RPA 能帶來的5大好處：
1) 更準確的數據輸入
RPA 數據輸入比手動數據輸入更準確。RPA機器人不容易出現人為失誤，也不會感到疲倦或分心。沒有打錯字，也沒有數據輸入的錯誤，而RPA 更能把準確率提高 99%。RPA 不但能夠捕獲大量數據，而且還記錄了文件內幾乎所有內容，包括：有關收到文件的時間、如何得到該文件、公司內誰曾經看過文件等等的記錄。
2) 24 x 7 x365 全天候無休息 Stand By
RPA 機器人可以一直工作，1 日 24小時、1 星期 7 日 、1 年 365 日都以100% 的效率工作。 RPA 機器人是真正意義上的從不休假、不睡覺、不需要病假，也永遠不會有「情緒低落」的一日。人類員工需要以上這些東西時，是完全可以理解的。所以 RPA 機器人有助於確保人類員工們有時間和機會去享受假期、獲得充足的睡眠和休息並照顧好他們的健康，而不會為了處理數據輸入、整理、組合問題而永無休止地加班
3) 提高生產力
RPA 可以全天候進行數據處理工作，這代表著在同樣的工作下，RPA能比人類完成得更快更多。通常，一個RPA 機器人可以完成 4 至 8 名普通員工的數據輸入工作。如果 RPA 機器人能把數據輸入處理好，那麼員工就可以將精力集中在其他更高效的任務上。此外，RPA 機器人能把數據整合在易於整理和搜索的格式文件裡，當員工需要時就能更輕鬆方便地得到數據去使用，從而提高了他們的工作效率。
4) 快速投入工作
如果你想僱傭一個新員工，你需要花時間閱讀履歷表、進行面試、選定合適的人選、等待員工入職，完成整個招聘流程後，你才能夠開始培訓他們。相比之下，加入新的 RPA 機器人投入軟件系統中，肯定比培訓新人要快得多。您可以在短短幾天內啟動運行RPA機器人並把它投入工作。